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Personalunterlagen erstellen

Zustand des Moduls: Personalunterlagen Wartet auf externe Freigabe

Zweck

Verträge, Kündigungen, Unterweisungen und Bescheinigungen aus geprüften Vorlagen erzeugen. Die Firmenangaben kommen aus dem Firmenprofil, die persönlichen Angaben werden hier eingetragen — und was fehlt, bleibt sichtbar leer statt ausgefüllt zu wirken.

Voraussetzungen · Recht

Gepflegte Firmenangaben im Firmenprofil — Rechtsform, Vertretungsberechtigte, Anschrift, Registernummer. Was dort fehlt, fehlt im Vertrag.
Angelegte Fahrer, damit ein Blatt einem Menschen gehört und nicht einer Kennung.
Eine rechtlich freigegebene Vorlage. Ohne sie lässt sich ausfüllen und drucken, aber nicht abschliessen.

Sehen erfordert hr.documents.read, Anlegen und Ändern hr.documents.create, Abschliessen hr.documents.finalize. Die rechtliche Freigabe einer Vorlage liegt bei hr.legal-review.manage — bewusst bei jemand anderem als bei der Person, die den Vertrag schreibt.

Schritte

Vorlage und Person wählen und den Entwurf anlegen. Der Freigabestand der Vorlage steht dabei schon da.
Die Felder ausfüllen. Ein leeres Feld bleibt leer — es wird nichts geraten und nichts aus einem anderen Feld abgeleitet.
Die Klauseln einzeln ankreuzen. Was nicht angekreuzt ist, steht nicht im Text. Klauseln mit dem Vermerk „Rechtlich zu prüfen“ sind bewusst so gekennzeichnet.
Speichern und die Prüfung unten lesen: was noch fehlt, was nicht zusammenpasst und wie die Vorlage rechtlich steht.
Abschliessen, drucken, unterschreiben lassen. Die Nummer entsteht erst in diesem Moment.

Ergebnis

Ein Entwurf wird gespeichert, solange er Entwurf ist. Beim Abschliessen werden Wortlaut, Firmenangaben und eingetragene Werte als Momentaufnahme eingefroren und eine laufende Nummer vergeben. Jede dieser Handlungen steht mit Person und Zeitpunkt im Änderungsprotokoll.

Fehler und Abhilfe

Einen Gedankenstrich für eine Antwort halten. Deshalb steht eine fehlende Angabe hier als offen da und nicht als Strich: „Handelsregisternummer: —“ liest sich wie „hat keine“.
Ein abgeschlossenes Blatt ändern wollen. Es geht nicht. Wer etwas anderes braucht, legt eine neue Fassung an — die alte bleibt, weil jemand sie unterschrieben hat.
Die Prüfsumme für eine Unterschrift halten. Sie sagt nur, dass zwei Texte gleich sind — nicht, dass jemand zugestimmt hat.

„Abschliessen“ ist ausgegraut: entweder fehlt noch etwas — dann steht es unter „Was noch fehlt“ — oder die Vorlage ist rechtlich nicht freigegeben. Der Satz darunter sagt, welches von beidem.
Eine Firmenangabe fehlt und lässt sich hier nicht eintragen: sie gehört ins Firmenprofil. Der Weg dorthin steht neben der Zeile.
„Jemand anderes war schneller“: jemand hat denselben Entwurf inzwischen geändert. Ihre Eingaben wurden absichtlich nicht gespeichert, damit die fremde Änderung nicht verlorengeht. Neu laden und noch einmal eintragen.

Folgen

Ein abgeschlossenes Dokument ändert sich nie wieder — auch nicht, wenn sich später der Firmensitz ändert. Eine spätere Änderung entsteht als neue Fassung, die die alte ablöst; die alte bleibt lesbar. Es wird nichts an die Lohnabrechnung, an eine Behörde oder an einen fremden Dienst übermittelt.

Grenzen

Diese Vorlagen sind kein Rechtsrat. Ob eine Klausel im Einzelfall wirksam ist, entscheidet nicht das Programm.
Vorlagen ohne Freigabe der Rechtsprüfung lassen sich nicht abschliessen. Das ist kein Fehler, sondern die Sperre — und sie löst die Rechtsprüfung, nicht die Personalstelle.
Eine Kündigung braucht die eigenhändige Unterschrift auf Papier und muss die Person erreichen. Ein Ausdruck aus diesem Programm ersetzt weder das eine noch das andere.
Wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind, ist im Betrieb noch nicht entschieden. Es wird deshalb nichts automatisch gelöscht.

Die Vorlagen sind nicht rechtlich geprüft: ausfüllen und drucken geht, abschließen erst nach der Prüfung.

Zuletzt geprüft

Text zuletzt geändert am 2026-08-24. Zustand des Moduls geprüft in Freigabe R8 (Verzeichnis 2026-09-29.1).

Übersetzungsstand

Von Menschen geprüft.

Seite im Programm öffnen (Anmeldung nötig)